Politica de confidentialitate

POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE – NFORMARE PRIVIND PROTECȚIA DATELOR PERSONALE CLIENTI

Prezentul document are rolul de a vă informa cu privire la prelucrarea datelor personale și drepturile dumneavoastră în calitate de persoană vizată, în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor (UE) 2016/679 (“GDPR”).

În tot cuprinsul prezentei informări noțiunea de persoană vizată are următoarele semnificații: vizitatorii website-ului www.webcoffee.ro, potențialii și actualii clienți ai WEB COFFEE SRL („WEB COFFEE”), respectiv persoanele fizice și reprezentanții persoanelor juridice care intenționează să devină clienți sau sunt deja clienți ai WEB COFFEE în legătură cu serviciile prestate de WEB COFFEE, precum și orice altă persoană fizică ale cărei date cu caracter personal sunt prelucrate de WEB COFFEE pentru/în legătură cu acestea.

1. Datele de identitate și datele de contact ale operatorului

WEB COFFEE SRL, cu sediul social in Str. Cetatea de Balta nr.139-143, bl.6, sc.J, et.3, ap.137, sector 6, Bucuresti, inregistrata la Registrul Comertului cu Nr. J40/9259/2020, avand CUI RO38443200, tel. [...], (”Operatorul” sau ”WEB COFFEE”).

2. Datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor

Persoana responsabilă cu protecția datelor personale poate fi contactată prin e-mail la office@webcoffee.ro sau prin poștă la sediul social sus-mentionat.

3. Datele personale prelucrate

WEB COFFEE prelucrează următoarele date personale:

a) date personale de identificare: nume, prenume, adresa de domiciliu, adresa de corespondență, cod poștal, e-mail, telefon (e.g., fix, mobil, fax). Aceste date sunt necesare pentru prelucrarea și onorarea comenzilor transmise către WEB COFFEE;

b) date financiare (informații legate de contul bancar). Aceste datele sunt necesare pentru derularea raporturilor contractuale.

c) date rezultate ca urmare a înregistrării audio a convorbirilor telefonice (conținut și metadate) pentru prestarea serviciilor de suport [WEB COFFEE aplica/ nu aplica prezenta prelucrare ];

d) date rezultate ca urmare a înregistrării video în cazul în care se vizitează spațiile interioare și exterioare din cadrul sediului, punctelor de lucru și/sau depozitului WEB COFFEE, in special coridoarele de la sediul central – date precum imagini vizuale, imagini faciale, fotografii, capturi de ecran, asocierea dintre imaginile video si alte date cu caracter personal prelucrate;

e) adresa Internet Protocol (“IP”), parola, prelucrate atunci când navigați pe site-ul www.webcoffee.ro si atunci cand trimiteti e-mail-uri sau completati formularul de contact pe website-ul www.webcoffee.ro;

f) orice alte informații care derivă din acestea în urma prelucrărilor efectuate de WEB COFFEE (e.g. segmentarea clientelei în funcție de diferite criterii, identificatorul unic generat pentru fiecare client la nivelul WEB COFFEE pentru fiecare persoana vizată în parte, adrese de livrare, cerinte ale clientilor, frecventa si tipul comenzilor, participarea la evenimentele organizate de WEB COFFEE precum targuri si campanii promotionale) și orice alte informații care sunt necesare desfășurării activităților permise WEB COFFEE.

g) informații despre dispozitivul folosit (cum ar fi modelul de hardware, versiunea sistemului de operare, identificatorii unici ai dispozitivului și informații despre rețeaua mobilă, inclusiv numărul de telefon);

h) Informații de jurnal - detalii despre modul în care ați utilizat serviciul nostru, cum ar fi interogările de căutare;

i) informații înregistrate în jurnalele de telefonie, cum ar fi numărul de telefon, numărul apelantului, numerele de redirecționare, ora și data apelurilor, durata acestora, informațiile de direcționare a mesajelor SMS și tipurile de apeluri;

j) adresa IP;

k) informații despre evenimentele survenite pe dispozitiv, cum ar fi erorile, activitatea sistemului, setările hardware, tipul de browser, limba acestuia, data și ora solicitării dvs. și adresa URL de referință;

l) cookie-uri care pot identifica în mod unic browser-ul dvs. Pentru mai multe informatii privind politica de utilizare a cookie-urilor faceti click aici

m)Informații despre locație prin folosirea diverselor tehnologii pentru a stabili locația, inclusiv adresa IP, semnalul GPS și alți senzori cu ajutorul cărora, de exemplu, noi putem afla informații despre dispozitivele, punctele de acces Wi-Fi și turnurile de telefonie mobilă din apropiere.

4. Prelucrarea datelor. Scopul prelucrării. Temeiul legal

WEB COFFEE prelucrează datele personale prin următoarele operațiuni: colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, transmiterea, combinarea, blocarea, restricționarea, ștergerea, distrugerea, arhivarea datelor cu caracter personal.

Scopurile prelucrării sunt:

oferirea de asistență cu privire la comenzile transmise către / încheierii contractelor cu WEB COFFEE, prin intermediul tuturor canalelor disponibile în acest sens (e.g. locații fizice, internet, telefon etc.), înaintea încheierii contractului sau în legătură cu executarea acestuia;
corespondenţa contractuală şi pre-contractuală;
informarea, prin intermediul mijloacelor de comunicare (e.g. telefon, e-mail, poștă, internet), efectuată de WEB COFFEE în interesul persoanei vizate sau pentru a proteja interesele vitale ale acesteia, referitoare la: caracteristicile produselor si alte informatii privind produselor, dupa caz etc;
identificarea dvs. atât în locațiile fizice în care activează WEB COFFEE, cât și prin intermediul mijloacelor de comunicare (e.g., telefon, e-mail, poștă, internet), inclusiv prin înregistrarea video a prezenței dvs. în locațiile fizice, după caz (cu scopul de a menține un nivel ridicat de securitate). Monitorizarea video este marcată corespunzător, prin afișarea mesajelor de avertizare în locuri vizibile;
efectuarea unor activități de gestiune economică, financiară și/sau administrativă în cadrul WEB COFFEE;
furnizarea de servicii suport pentru solicitările dvs. (e.g., soluționarea cererilor, reclamațiilor și petițiilor formulate de către clienți), atât în locațiile fizice, cât și prin intermediul mijloacelor de comunicare (e.g., telefon, e-mail, poștă);
analiza preferințelor, intereselor, istoricului relațiilor contractuale și/sau comportamentului clientului pentru efectuarea de activități de marketing direct (i.e., comunicarea prin orice mijloc – poștă, telefon, fax, e-mail, SMS/MMS a unor reclame adresate în mod direct și specific unei anumite persoane) în cazul în care persoana vizată a optat în acest sens, fie pentru efectuarea oricăror altor tipuri de promovare a produselor si serviciilor WEB COFFEE, conform opțiunii exprimare de dvs.;
realizarea de activități de marketing sau publicitate de tip general, precum și activități de fidelizare a persoanei vizate (de ex. targuri, sesiuni de schimburi de experienta, campanii promotionale si alte evenimente de promovare, oferte speciale);
analizarea comportamentului persoanei vizate/oricărei persoane care accesează pagina referitoare la WEB COFFEE de pe site-ul www.webcoffee.ro prin folosirea de cookies, atât ale WEB COFFEE, cât și ale partenerilor contractuali ai WEB COFFEE, cu scopul de a furniza un conținut, atât general cât și publicitar, adaptat preferințelor utilizatorului, oferte adaptate la interesele utilizatorilor, reținerea parolelor, preferințele de limbă, filtrelor de protecție a copiilor, limitarea frecvenței de difuzare a reclamelor. WEB COFFEE aplică în acest sens Politica de utilizare a cookie-urilor disponibilă pe website-ul www.webcoffee.ro
efectuarea de analize interne (incluzând analize statistice) atât cu privire la produse cât și cu privire la portofoliul de clienți, pentru îmbunătățirea și dezvoltarea de servicii, precum și efectuarea de studii și analize de piață cu privire la produsele si serviciile WEB COFFEE pentru îmbunătățirea acestora;
generarea de rapoarte cu privire la activitatea WEB COFFEE, cu scopul de facilita efectuarea managementului tuturor proceselor operaționale;
arhivarea atât în format letric cât și în format electronic a documentelor care se încheie cu privire la relația cu Persoana vizată, realizarea unui serviciu de registratură cu privire la documentele/plicurile/coletele care sunt adresate WEB COFFEE cu privire la relația contractuală existentă, realizarea unor activități de curierat cu privire la documente/plicuri care conțin datele dvs. personale;
soluționarea litigiilor, investigațiilor sau oricăror altor petiții/plângeri la care WEB COFFEE este parte, inclusiv recuperarea creanțelor.

WEB COFFEE prelucrează datele cu caracter personal în scopurile menționate mai sus, în baza următoarelor temeiuri legale:

(1) în baza consimțământului acordat prin selectarea opțiunilor de comunicare;

(2) pentru executarea unui contract încheiat cu dvs. sau pentru a face demersuri la cererea dvs. înainte de încheierea unui contract (e.g., furnizarea de informații pre-contractuale);

(3) în baza unei obligații legale aflate în sarcina WEB COFFEE (identificarea dvs., ținerea evidențelor contabile, raportările legale către autorități etc.);

(4) în baza interesului legitim al WEB COFFEE (centralizarea operațiunilor și menținerea unei baze de date interne, analizarea unor idei de eficientizare a modului în care operează WEB COFFEE; efectuarea unor analize statistice cu privire la portofoliul de clienți ai WEB COFFEE; îndeplinirea operațiunilor curente pentru desfășurarea activității; dezvoltarea și îmbunătățirea serviciilor WEB COFFEE; asigurarea unui nivel ridicat de securitate atât la nivelul sistemelor informatice cum ar fi aplicații, rețea, infrastructură, pagina web, cât și în cadrul locațiilor fizice cum ar fi back office, front office, sediul central etc.)

(5) protejarea intereselor vitale ale dvs. (persoana vizată) sau a altor persoane.

5. WEB COFFEE poate transmite datele personale către:

Furnizorul serviciilor de marketing online
Furnizorul serviciilor de creare a website-ului
Google, Facebook, servicii HotJar, servicii Tawk, servicii MailChimp, servicii DSMAP.
prestatorul serviciilor de curierat pentru care ați optat la secțiunea de livrare a comenzii.
prestatorul serviciilor de plăți online pentru care ați optat în secțiunea plăți.

6. Informații cu privire la transferul datelor personale într-o țară din afara Zonei Economice Europene

WEB COFFEE nu transferă date cu caracter personal ale clientilor în afara României sau statelor din cadrul UE/EEA.

7. Stocarea datelor personale

Datele personale vor fi prelucrate cel puțin pe durata de valabilitate a contractului încheiat cu WEB COFFEE, precum și ulterior, pe durata necesară executării obligațiilor contractuale de către oricare dintre parți.

Datele personale vor fi stocate atât timp cât este necesar pentru scopurile menționate mai sus sau pe perioada de timp prevăzută de dispozițiile legale generale precum și cele aplicabile în materie fiscală și în acord cu legislația în domeniul arhivistic. Cu excepția datelor colectate prin intermediul modulelor cookies, a căror durată este prevăzută în Politica de cookies (click aici), precu, și a cazului în care exista o prevedere legala expresă, datele personale vor fi păstrate maxim 3 (trei) ani de la data la care WEB COFFEE a interacționat ultima dată cu dvs.

Datele rezultate din inregistrarile video vor fi pastrate maxim 30 de zile. In cazul in care exista incidente semnalate in interiorul acestui termen de 30 de zile, a caror dovedire este necesara pentru a fi utilizata ca mijloc de proba intr-un litigiu potential sau iminent, strict datele in discutie se pastreaza pana la utilizarea lor ca mijloc de proba si finalizarea litigiului si maxim 6 luni de la data solutionarii definitive a dosarului in instanta. De asemenea, daca exista incidente semnalate in interiorul termenului de 30 de zile, atunci strict datele privind incidentul respectiv pot fi pastrate o perioada mai mare, potrivit dispozitiilor interne si prevederilor legale. Durata este proportionala cu scopul prelucrarii

8. Drepturile pe care le aveți cu privire la datele dvs. cu caracter personal prelucrate de WEB COFFEE

Prelucrarea datelor cu caracter personal cerute de către OPERATOR în contractul încheiat cu dvs. este considerata obligatorie pentru încheierea și executarea contractului avand ca obiect vanzare de produse comercializate de WEB COFFEE.. Refuzul dvs. de a furniza astfel de date sau exercitarea anumitor drepturi poate determina imposibilitatea OPERATORULUI de a furniza bunurile și serviciile respective, inclusiv de a vă transmite informații care pot fi deosebit de importante pentru a proteja interesele dvs legitime și/sau vitale (de ex. caracteristici produse, modificari ale programului stabilit cu dvs. etc.).

(1) Dreptul de acces la datele cu caracter personal - puteți obține din partea noastră o confirmare a faptului ca WEB COFFEE prelucrează sau nu date personale care vă privesc și ce astfel de date sunt prelucrate.

(2) Dreptul la rectificare - puteți solicita rectificarea sau actualizarea datelor personale inexacte sau incomplete.

(3) Dreptul la ștergerea datelor sau „dreptul de a fi uitat”- puteți solicita ștergerea datelor personale care vă privesc, în anumite cazuri, precum (i) datele personale nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate, (ii) datele dumneavoastră au fost prelucrate ilegal, (iii) prelucrarea datelor a avut loc pe baza consimțământului dumneavoastră, iar acesta a fost retras.

(4) Dreptul de a va retrage consimțământul - Consimțământul poate fi retras în orice moment, atunci când prelucrarea datelor cu caracter personal care vă privesc a fost efectuată pe baza consimțământului dumneavoastră.

(5) Dreptul la restricționarea prelucrării – puteți solicita restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal care vă privesc, în anumite circumstanțe, precum (i) dumneavoastră contestați exactitatea datelor, pe perioada ce ne-ar permite verificarea exactității acelor date, (ii) datele dumneavoastră au fost prelucrate ilegal, iar dumneavoastră vă opuneți ștergerii acestora, solicitând restricționarea utilizării lor.

(6) Dreptul la portabilitatea datelor – puteți solicita și primi datele cu caracter personal care vă privesc și pe care ni le-ați furnizat, cu dreptul de a le transmite unui alt operator, în cazul în care prelucrarea datelor s-a efectuat fie în baza consimțământului dumneavoastră sau a contractului încheiat cu noi, iar prelucrarea datelor cu caracter personal s-a efectuat prin mijloace automate. Acest drept poate fi exercitat, numai în măWEB COFFEEa în care prelucrarea datelor furnizate a fost efectuată exclusiv prin mijloace automate și doar acolo unde extragerea acestor date este fezabilă din punct de vedere al capacitaților tehnice folosite de WEB COFFEE la momentul solicitării.

(7) Dreptul la opoziție- vă puteți opune, din motive legate de situația particulară în care va aflați, prelucrării datelor cu caracter personal în anumite circumstanțe, precum (i) prelucrarea a fost efectuată în interesul nostru legitim sau (ii) prelucrarea are drept scop marketingul direct, inclusiv crearea de profiluri pe baza respectivelor dispoziții.

Dreptul de opozitie privind supravegherea video: Clientii, in calitatea lor de persoane vizate, au un drept de opozitie la prelucrarea datelor cu caracter personal aferente monitorizarii video; pe baza cererilor scrise intemeiate si legitime ale acestor persoane, ele pot fi excluse, total sau partial, de la prelucrare, spre exemplu, prin alocarea spatiului de lucru sau de primire, dupa caz, in afara ariei de captare a camerelor de supraveghere sau astfel incat camerele de supraveghere sa nu capteze preponderent imagini privind expresia fetei. Aceasta daca in urma reevaluarii situatiei, in special a echilibrului prelucrarii pentru respectiva persoana vizata, rezulta ca interesele sau drepturile sale particulare prevaleaza intereselor legitime ale Societatii.

(8) Dreptul de nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor dumneavoastră, inclusiv crearea de profiluri care produc efecte juridice sau care vă afectează semnificativ.

În cazul în care WEB COFFEE va lua decizii automate în legătura cu datele cu caracter personal puteți (i) cere și obține intervenția umană cu privire la respectiva prelucrare, (ii) își poate exprima punctul de vedere cu privire la respectiva prelucrare și (iii) contesta decizia.

(9) Dreptul de a fi notificat cu privire la breșe de securitate care au sau ar putea avea impact asupra datelor personale.

(10) Dreptul de a depune o plângere la WEB COFFEE și/sau la autoritatea competentă privind protecția datelor și de a va adresa justiției.

Pentru exercitarea acestor drepturi, precum și pentru întrebări suplimentare cu privire la această informare sau în legătură cu prelucrarea de către WEB COFFEE a datelor personale, vă rugăm să contactați responsabilul nostru pentru protecția datelor personale, prin e-mail la adresa office@WEB COFFEE.ro, prin poștă sau prin cerere scrisă și semnată olograf, la adresa sediului social WEB COFFEE. Cererea dvs va fi analizată și soluționată în termen de 20 de zile de la data înregistrării